先に、短くお答えします。
イベント告知は、最初に日時、会場、対象、申込方法、費用、問い合わせ先を一つの確認表へまとめ、確認者と確定日を付けます。その表を元に、詳しい案内を載せるWEBページ、気づきをつくるSNS、手元で見せるチラシの役割を分けましょう。公開後は実際の表示とリンクを確認し、変更や中止があれば元の告知も消さずに更新して、何が変わったかと最新の確認先を揃えます。
原稿を書く前に、最新情報を確認できる一枚をつくる
店内イベント、地域の催し、団体の説明会などは、開催日が近づくにつれて、会場、受付方法、出演者、持ち物が変わることがあります。媒体ごとに原稿を作ると、直した場所と古いままの場所が分からなくなり、問い合わせも増えます。
まず、告知に使う情報を一つの確認表へ集めます。項目ごとに内容、確認した人、確認日、まだ決まっていない点を書き、WEB・SNS・チラシはその表を見て制作します。公開後も同じ表を更新元にすると、変更時の確認先がぶれません。
イベント名と、初めて見る人向けの短い説明
開催日、開始・終了時刻、受付開始時刻
会場名、住所、入口や集合場所
対象者、定員、費用、支払方法
申込の要否、受付期間、申込先
持ち物、参加条件、注意事項
問い合わせ先と、回答できる時間
変更・中止を知らせる確認先
1. 誰に、何をしてほしい告知か決める
告知を見た人にしてほしい行動が、申込、予約、当日の来場、問い合わせのどれかで、必要な情報と見せる順番は変わります。すべてを同じ大きさで載せるより、最初に判断してほしいことを一つ決めます。
対象者を「地域の方」のように広く書くだけでなく、初参加の人、既存のお客様、会員など、準備や判断が異なる相手に分けます。複数の相手がいる場合は、共通の案内と相手別の条件を分けると読みやすくなります。
2. 確定した情報と、確認中の情報を分ける
仮の時刻や会場を完成原稿のように扱うと、そのまま公開されるおそれがあります。確定、確認中、掲載しない、の状態を項目ごとに付け、確認中の内容は公開原稿へ入れません。
名称、金額、日付、申込条件は、担当者の記憶だけで決めず、会場の予約内容、承認済みの企画書、受付フォームなど、確認元を添えます。外部の出演者や協力者がいる場合は、名前、肩書き、写真の掲載可否も本人または正式な窓口へ確認します。
3. WEB・SNS・チラシの役割を分ける
すべての媒体へ同じ長文を載せる必要はありません。WEBページは詳細と最新情報の確認先、SNSは開催を知ってもらう入口、チラシは店頭や会場で関心を持ってもらう案内として役割を分けます。
ただし、日時、会場、対象、申込方法など参加判断に必要な情報は揃えます。SNSやチラシだけで完結しない場合は、短い説明とWEBページへの分かりやすい導線を置き、リンク先が申込方法まで案内しているか確認してください。
WEBページ
詳細、申込方法、注意事項、変更情報をまとめ、最新情報の確認先にします。
SNS
画像と短い文章で関心をつくり、必要な人を詳細ページへ案内します。
チラシ・店頭案内
その場で要点が分かる情報と、後から確認できるURLや二次元コードを載せます。
4. 公開する順番と締切を決める
詳細ページが未完成のままSNSだけを先に公開すると、興味を持った人が申込方法を確認できません。まず最新情報の確認先となるWEBページと申込先を用意し、実際に開けることを確かめてからSNSやチラシへ広げます。
印刷物は公開後にすぐ直せないため、入稿日から逆算して情報の確定期限を置きます。確定が間に合わない項目は無理に載せず、最新情報をWEBで確認できる案内に切り替える方法も検討します。
申込先と詳細ページを先に用意した
社内・関係者の確認期限を決めた
印刷物の入稿日と配布開始日を確認した
SNSの初回投稿と再案内の日を決めた
開催直前に確認する項目と担当者を決めた
5. 公開前に、実際の画面と紙面で確認する
原稿や管理画面で正しく見えても、公開画面では文章が途中で切れたり、二次元コードやリンクが古いページを指したりすることがあります。パソコンとスマートフォンで詳細ページ、申込先、地図、問い合わせ先を順番に開きます。
SNSは投稿先のアカウント、画像の切り取り、リンク、公開日時を最終画面で確認します。チラシは実寸で印刷し、離れた位置から読めるか、二次元コードを別の端末で読み取れるかまで試してください。
6. 変更・延期・中止の伝え方を先に決める
天候や会場都合で予定が変わったとき、元の投稿を消すだけでは、保存した画像や印刷物を見た人へ変更が伝わりません。最新情報を載せるページ、変更を判断する人、更新する媒体、問い合わせ対応を事前に決めます。
変更時は、何が変わったか、いつ更新したか、参加者に必要な行動、次に確認する場所を明記します。元のWEBページや投稿にも変更案内を残し、新しい投稿だけを見つけなければ分からない状態を避けます。
7. 確認する人と更新する人を決める
情報を知っている人と、WEBやSNSを更新できる人が別の場合、変更連絡が途中で止まりやすくなります。企画責任者、事実確認者、制作担当、公開担当、当日の問い合わせ担当を分け、連絡先を一つの表へまとめます。
少人数の店舗や団体で一人が複数の役割を持つ場合も、どの立場で何を確認するかを書いておくと抜けを見つけやすくなります。担当者が不在のときに、誰が代わりに判断し、更新できるかも決めてください。
8. 終了後の案内と記録まで決める
開催が終わった後も、申込ページが受付中のままだったり、終了した案内が最新情報として表示されたりすることがあります。受付停止、終了表示、次回案内、写真や報告の掲載をどこまで行うか決めます。
問い合わせ内容や当日の変更を振り返り、確認表へ不足していた項目を追記します。次回は同じ表を複製して使うと準備を始めやすくなりますが、日時や条件は前回のまま流用せず、毎回正式な情報へ更新します。
告知制作を相談するときに揃えるもの
WEBページ、SNS画像、チラシなどの制作を相談する場合は、イベントの目的、対象者、してほしい行動、確定情報の一覧、申込先、利用できる写真やロゴ、公開希望日、社内の確認者を共有します。まだ決まっていない項目は、仮の内容で埋めず、確認中と分かるようにしてください。
Optisでは、課題や伝える相手の整理から、WEB・LP、SNSの画像と文章、企画書・案内資料の制作まで相談できます。すべてを一度に作る前提ではなく、現在の状況と優先順位を確認し、対応範囲と作業量を着手前に決めます。
この記事で確認した公式情報
本文の支援範囲、制度、ガイドラインに関する記載は、次の公式情報を確認しています。
このテーマのよくある質問
Qイベントの詳細がすべて決まる前に、告知を始めてもよいですか？
A参加判断に欠かせない日時、会場、対象、申込方法が確定しているかを先に確認します。未確定の内容を完成情報のように載せず、公開する場合は決まっている範囲と次の更新予定、最新情報の確認先を明記してください。
QWEB、SNS、チラシには同じ文章を載せるべきですか？
A文章量は揃えなくても構いません。WEBは詳細と更新情報、SNSは入口、チラシは手元で分かる要点という役割に分けます。ただし、日時、会場、申込条件など参加判断に関わる内容は一致させます。
Q変更が出たとき、古いSNS投稿は削除した方がよいですか？
A削除だけでは、保存した画像や共有済みの投稿を見た人へ変更が伝わらないことがあります。元の投稿にも変更を追記し、新しい案内と最新情報の確認先を示す方法が安全です。
Q告知制作を依頼するとき、最低限何を渡せばよいですか？
A目的、対象者、してほしい行動、確定した日時・会場・申込条件、問い合わせ先、利用できる素材、公開希望日、確認者を揃えます。未確定事項は仮の内容で埋めず、確認担当と期限を添えてください。
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