企画書・提案資料の作り方判断につなげる7ステップ

読み手の判断が進む資料にする

企画書や提案資料を作り始めるとき、手元の情報を順番に並べたり、先にデザインを整えたりすると、情報量は多いのに結論が伝わらない資料になりがちです。資料の役割は、作り手が説明したいことを網羅することではなく、読み手が状況を理解し、必要な判断や次の行動へ進めるようにすることです。

最初に『誰が、何を判断するための資料か』を一文で定義します。同じ企画でも、経営会議、営業先、協力企業、行政、社内担当者では、知りたい根拠、懸念点、必要な詳細が異なります。利用場面を決めることで、入れる情報と削る情報を判断しやすくなります。

意思決定から逆算して設計する7ステップ

事実・仮説・提案を混ぜない

提案資料では、確認済みの事実、現時点の仮説、これから実行したい提案が同じページに並ぶことがあります。区別がないまま断定すると、読み手はどこまで確認済みなのか判断できません。

数値や実績には出典と基準日を付け、仮説には『想定』『見込み』『検証が必要』などの状態を示します。提案には前提条件、対象範囲、実施主体、未決事項を添えます。未確認情報を空欄のまま管理することも、信用を守るための重要な工程です。

• 正式名称、役職、日付、金額、数値は元資料と照合したか

• 実績と活用例、確定事項と構想を分けているか

• 調査データに出典、対象、調査時点があるか

• 他社・他団体のロゴや写真に利用許可があるか

• 未確定の条件を確定表現で書いていないか

• 公開用と社内用で、掲載できる情報を分けているか

デザイン前にページ設計表を作る

文章や図表を作り込む前に、各ページの役割だけを一覧にしたページ設計表を作ります。ページ数を先に埋めるのではなく、読み手の判断に必要な順序がつながっているかを確認するためのものです。

設計表の段階なら、重複、説明不足、順序の違和感を小さな負担で修正できます。内容が固まってからデザインへ進むことで、見た目を整えた後の大幅な作り直しも減らしやすくなります。

• 表紙：資料名、対象、作成主体、日付・版

• 要点：読み手に判断してほしい結論

• 背景：なぜ今検討する必要があるか

• 課題：誰に、どのような問題があるか

• 提案：何を、どの範囲で行うか

• 根拠：事実、データ、比較、実績、検証方法

• 実行：体制、工程、期限、費用、リスク

• 次の行動：確認事項、依頼事項、連絡先

外注前に素材提供と制作の役割を決める

資料制作を外部へ依頼するとき、完成原稿を用意してから発注する必要はありません。一方で、制作側だけでは確定できない事実や判断があります。発注側は、目的、利用場面、読み手、確認済み情報、承認者、期限を共有し、制作側は、論点整理、構成、文章、図解、デザイン、確認手順を設計します。

『何ページ作るか』だけでなく、誰が情報を集め、誰が事実を確認し、修正指示をまとめ、最終承認するかを決めておくと、確認が分散しにくくなります。初稿の前に構成案を確認する工程を設けることも有効です。

AIで下書きし、人が内容を確認する

AIは、複数資料の要約、論点の分類、構成案の比較、見出しや文章の下書き、確認漏れの洗い出しに活用できます。情報が多い資料ほど、重複や不足を見つける補助として有効です。

ただし、AIが生成した数値、実績、引用、組織名、人物名、制度、日付を未確認のまま使うことはできません。最終的な主張、関係者への配慮、公開範囲、契約条件は人が元資料と照合し、承認者が確定します。AIの出力を完成品ではなく、検討と制作を進める材料として扱います。

Optisの支援：情報整理から資料制作へ

Optisでは、構想や手元の資料をもとに、利用場面、読み手、伝える順序、確認が必要な事実を整理します。そのうえで、企画書・提案資料・パンフレットの構成、文章、図解、デザインまでを一体で制作します。

営業、社内説明、行政・企業への提案、サービス紹介など、用途に合わせて必要な情報と表現を調整します。実施内容や制作範囲は、課題、優先順位、必要工数を確認したうえで決めるため、目的や原稿が固まっていない段階でも、現在ある情報からご相談いただけます。

• 現在使っている資料や参考資料

• 資料を読む相手と利用場面

• 判断・行動してほしいこと

• 確認済みの数値、実績、条件

• 使用できる写真、図、ロゴ

• 確認者、承認者、希望時期