先に、短くお答えします。
修正指示は、対象の版と使う場面を示したうえで、1項目ごとに場所・変える内容・理由・優先度を分けて書きます。正しい名称や数値は確認元と確認者を添え、好みや提案依頼とは混ぜません。複数人の意見は社内で一つにまとめ、最終確認する人と締切を決めると、戻し直しを減らせます。
赤字を入れる前に、資料を使う場面を揃える
営業資料、会社案内、採用資料などは、同じ情報を載せても、誰がいつ読むかによって伝える順番が変わります。画面を見ながら思いついた箇所だけを直すと、個々の変更は正しくても、資料全体の役割から離れてしまうことがあります。
まず、資料を使う人、渡す相手、利用場面、読んだ後に取ってほしい行動を一文にします。修正案に迷ったときは、その目的に近づく方を選ぶと、好みだけで判断せずに済みます。
資料を使う人と、読む相手
説明しながら見せるのか、資料だけで読んでもらうのか
読み手に理解・比較・判断してほしいこと
配布、投影、印刷など、実際の利用方法
今回の修正で変えない範囲
1. 対象のファイル・版・場所を特定する
『表紙を直してください』だけでは、確認しているファイルやページが制作側と一致しているか分かりません。似た名前のファイルが複数ある場合は、修正済みの古い案へ指示を重ねる原因にもなります。
ファイル名と共有日時を示し、ページ番号、見出し、図や写真の位置まで書きます。ページ番号が変わる資料では、『サービス紹介の見出し下』のように内容でも場所を示すと、差し替え後も追いやすくなります。
2. 修正・確認・提案依頼を分ける
修正一覧に、確定した変更と『もう少し良くしたい』という相談が混ざると、制作側はどこまで判断してよいか迷います。指示の種類を分け、返してほしい内容を明確にします。
誤りの訂正は正しい情報へ直し、表現の希望は目指す印象を伝えます。案が決まっていない箇所は、決定事項のように書かず、比較案を求める項目として分けてください。
確定修正
誤記、古い情報、承認済みの文章など、変更後の内容が決まっている項目です。
確認事項
名称、数値、掲載可否など、社内の確認を終えてから回答する項目です。
表現の希望
落ち着いた印象、説明を短くしたいなど、目指す方向を相談する項目です。
提案依頼
配置や図解など、制作側から複数案や判断材料を出してほしい項目です。
3. 現在の内容と、変えたい内容を一組で書く
『文章を短く』『写真を大きく』だけでは、残す情報や優先する要素が伝わりません。現在どのように見えていて、どの内容へ変えたいかを一組にします。
文章は変更前と変更後を並べ、削るだけの場合も残す文を示します。レイアウトは『写真を大きく』ではなく、『写真を主役にし、説明は二文までにする』のように、どの情報を優先するかまで書くと判断しやすくなります。
4. 理由と優先度を添える
修正理由が分かると、指定した箇所以外にも同じ問題がないか確認できます。『社名表記を正式名称へ揃える』『初めて読む人がサービスの違いを判断できるようにする』など、修正の目的を短く添えます。
優先度は、必ず直す、できれば直す、相談して決める、の三段階ほどで十分です。締切までにすべてを反映できない場合も、重要な修正から進められます。
必ず直す
誤り、正式情報との不一致、利用目的を損なう箇所です。
できれば直す
読みやすさや印象をさらに整えたい箇所です。
相談して決める
変更による影響や、より良い代案を見て判断したい箇所です。
5. 名称・数値・条件は、確認元と担当者を添える
会社名、サービス名、料金、日付、連絡先、契約条件などは、文章の調子より先に正確さを確認します。チャットの一文だけで差し替えず、現在の公式ページ、社内で管理する一覧、確定した案内文など、正式な確認元を示します。
まだ確定していない情報は、仮の数字で紙面を完成させず、未確認と分かる状態にします。誰がいつ確認するかを決め、回答後に制作側が差し替えるのか、社内が原稿を更新して渡すのかも揃えてください。
6. 複数人の意見は、社内で一つにまとめる
担当者ごとに別のファイルやチャットで修正を送ると、同じ箇所へ反対の指示が出ることがあります。制作側が組織内の優先順位を決めることはできないため、提出前に一つの一覧へまとめます。
意見が分かれた箇所は、多数決で曖昧に終わらせず、資料の目的、正式情報、最終判断者を確認します。決めきれない項目は保留にし、ほかの確定修正と分けて進めると全体が止まりにくくなります。
7. 最終確認する人と、完成の条件を決める
修正版が届くたびに新しい要望を加えると、どこで完成とするか分からなくなります。修正を出す前に、今回確認する範囲と最終承認者、返答期限を決めます。
最終版では、修正一覧が反映されているかだけでなく、ページ間の表記、リンク、画像、印刷や画面での見え方も確認します。承認後に変更が必要になった場合は、前回の指示へ混ぜず、新しい変更として影響と日程を確認してください。
確定修正がすべて反映されている
名称、数値、日付、連絡先が正式情報と一致している
文章の修正で図やページ順に矛盾が生じていない
実際の利用方法で文字・画像・リンクを確認した
最終承認者と承認日時を記録した
完成版の保存場所とファイル名を決めた
一項目ずつ迷わず伝える、修正指示表
修正指示は、長いメール本文へ埋め込むより、項目ごとに同じ欄を持つ一覧へまとめると確認しやすくなります。資料へ直接コメントを入れる場合も、最終的な判断と未確認点は一覧へ残します。
制作側から質問が戻ったら、回答だけでなく対象の項目へ追記し、最新版を一つに保ちます。修正済み、確認待ち、保留を分けると、残っている作業を双方で確認できます。
対象ファイル名と版、ページ・見出し・位置
指示の種類（確定修正・確認・希望・提案依頼）
現在の内容と、変更後の内容
変更する理由と優先度
名称や数値の確認元、確認担当者
回答期限と、現在の状態
資料制作を相談するときに揃えるもの
外部へ資料制作や修正を相談する場合は、現在の資料、利用場面、読み手、締切、正式な会社情報、使える写真やロゴ、社内の確認者を共有します。変えたい箇所だけでなく、現在の資料で困っている場面も伝えると、構成から見直すべきか判断しやすくなります。
Optisでは、目的と読み手の確認、情報と根拠の整理、構成・文章・図解、デザイン、最終確認まで相談できます。標準的な資料は6ページ程度が目安ですが、実際の制作範囲と作業量は着手前に確認します。印刷・配送や専門資格が必要な判断など、標準範囲に含まれない内容も事前に分けます。
この記事で確認した公式情報
本文の支援範囲、制度、ガイドラインに関する記載は、次の公式情報を確認しています。
このテーマのよくある質問
Q修正は、資料へ直接書き込む方法と一覧表のどちらがよいですか？
A場所を示すコメントは資料へ直接入れ、変更内容、理由、優先度、未確認点は一覧へまとめると追いやすくなります。どちらか一方にするより、同じ項目番号でつなぐ方法が実務的です。
Q『もっと見やすく』という希望は、どう伝えればよいですか？
A読みにくい場面と、優先したい情報を伝えます。例えば『投影すると説明文が読めないため、結論を一文にして図を主役にしたい』のように、利用場面と目的を添えてください。
Q複数人の意見が割れた場合、制作会社に選んでもらえますか？
A表現案の比較や利点・注意点は相談できますが、組織として何を優先するかは社内の判断が必要です。資料の目的、正式情報、最終承認者を確認し、決まらない項目は保留として分けます。
Q修正版が届いた後は、どこまで確認しますか？
A修正箇所だけでなく、前後の文章、ページ間の表記、リンク、画像、実際の表示や印刷も確認します。修正によって別の箇所へ矛盾や見切れが生じていないかまで見て、最終版を決めます。
株式会社ファーストイノベーションが運営・編集しています。AIを調査・構成・下書きの補助に活用する場合も、確認できない数値・実績・固有情報は補完せず、公開前に人が内容・表現・リンクを確認します。内容は最終更新日時点の情報です。詳しい編集方針を見る
